می دونی؟ نمی دونی دیگه! عجله دارم و جایی رو به غیر از اینجا ندارم که این متن رو بذارم!
پياده سازي نظام آراستگي محيط كار ( 5S )
تاريخچه شكل گيري 5S :
نظام 5S براي اولين بار بعد از جنگ جهاني دوم در ژاپن شكل گرفت ولي ايده اوليه اين سيستم ژاپني نميباشد.
ژاپني ها در هنگام بازديد از برخي صنايع آمريكا
(همچون كارخانه هاي مهمات سازي ، كبريت سازي ، داروسازي ، مواد غذايي ، تجهيزات پزشكي و ... ) با پديده House Keeping (يا خانه داري صنعتي ) آشنا شدند.
مواردي همچون نظافت ، بهداشت ، نظم و ترتيب ، رعايت كامل ايمني و جلوگيري از حوادث به ويژه انفجار وآتش سوزي ، جلوگيري از انباشت ضايعات و مواد در راهروها و خيابانهاي كارخانه و معابر داخل كارگاهها ، ريخت وپاش ابزار و نشت روغن و مواد شيميايي در كارخانه هايي رعايت مي شد كه عدم رعايت آنها موجب بروز خطرات و ضايعات غيرقابل جبران جاني ، مالي و اجتماعي گرديده و يا محصول آنها مستقيما با بهداشت و سلامتي مصرف كننده سروكار پيدا مي كرد.
ژاپني ها با مشاهده تاثير ونقش قابل توجه معيارهاي خانه داري صنعتي در ايجاد محيط كاري آراسته ، حفظ ايمني و بهداشت و غيره برآن شدند تا معيارهاي مذكور را در شركتهاي ژاپني به كار گيرند. تطبيق اصول خانه داري صنعتي با شرايط حاكم بر صنايع ژاپن و بومي نمودن آن منجر به شكل گيري پنج اصل در آراستگي محيط كار گرديد و از آنجا كه اين 5 اصل با تلفظ S شروع مي شد ، 5S نامگذاري گرديده .
اجراي نظام آراستگي در صنايع ايران :
سابقه معرفي و ترويج نظام 5S، ياآراستگي در ايران از خرداد سال 1372 و با انتشار مقاله اي در شماره هاي 32 و34 ماهنامه تدبير آغاز گرديد نويسنده مقاله آقاي مجتبي كاشاني بوده كه بر همين اساس بعنوان بنيانگذار نظام 5S در ايران معرفي گرديده است 0 آقاي مجتبي كاشاني دراين زمينه مي گويد:
" اينجانب با نظام 5S در سال 1365 و در يك دوره مديريتي در ژاپن آشنا شدم و از همان زمان دريافتم كه يكي از گمشده هاي اصلي ما در صنعت است . بامسافرتها و تحقيقات و بازديدهاي مكرر از كارخانه هاي ژاپني در آن كشور ( در طول هفت سال ) به درك عميق آن پرداختم و در سال 1372 به صورت مقاله اي كاربردي آنرا معرفي نمودم 0 آغاز اجراي 5S در شركتهاي كارتن مشهد و ايرانيت تهران (سالهاي 1374 و 1375 ) بوده كه توفيق نسبي آن منجر به شروع اجراي 5S در شركت ايران خودرو گرديد 0 "
پنج اصل آراستگي
5 S خلاصه عبارات Seiri ( سازماندهي ), Seition ( نظم و ترتيب ), Shitsuke (انضباط), Seiso (پاكيزه سازي) و Seiketus (استانداردسازي) مي باشد. 5 S نظامي است كه در ژاپن بصورت نهادينه مورد استفاده قرار گرفته و نتايج بسيار خوبي را براي واحدهاي صنعتي و خدماتي به ارمغان آورده است. نتايجي كه معمولاً با استفاده از اين روش حاصل مي گردد را مي توان به اختصار به پيشگيري از حوادث , كاهش وقفه كاري , كنترل عمليات توليد و افزايش بهره وري در محيط كار عنوان نمود. بطور كلي هدف نهايي 5 S پيشگيري از اتلاف است. عليرغم اينكه سيستم 5 S به ظاهر خيلي ساده و قابل فهم است و انجام آن اصول نيز خيلي ساده به نظر مي آيد ولي عموماً سازمانها و واحدها براي پياده كردن آن در عمل با مشكلات فراوان روبرو هستند. دليل اين امر را بايد در ظاهر ساده آن جستجو كرد. در واقع تحقق 5 S از آن رو دشوار است كه مديران و پرسنل اجرايي از اهداف و ماموريتهاي آن بصورت صحيح اطلاع كاملي ندارند. بنابراين اجراي نظام 5 S و تدارك بستر مناسب براي انجام آن تا زماني كه اصول آن به خوبي شناخته نشده كاري بسيار دشوار است. به همين خاطر به منظور آشنايي مختصر مديران با اين روش هر يك از اين اصول به اختصار معرفي مي گردند.
1) سازماندهي ( Seiri )
اين اصل يكي از مهمترين و بنيادي ترين اصول ساماندهي است. در اين مرحله بايد وسايل غيرضروري هر قسمت تعيين و آنها را از وسايل مورد نياز و ضروري جدا ساخت.
اگر به اطراف خود نگاه كنيد به وسايلي بر مي خوريد كه مدتهاست مورد استفاده قرار نگرفته اند و مشخص هم نيست كه در آينده مورد استفاده قرار بگيرند. لوازمي مانند الكتروموتور معيوب يا چرخ دنده اي كه شكسته و مورد استفاده نيست، نقشه هايي كه ديگر به كار ما نمي آيند و ماشين حسابي كه مدتي است خراب است يا سي دي هايي كه ديگر نيازي به آنها نداريم داخل كشو يا روي ميز رها شده اند.
بايد به آموزش صحيح به كاركنان شركت از انباشته شدن وسايل غيرضروري در كارگاهها و دفاتر، كشوي ميزها، كمدها و زواياي مخفي ماشين آلات مي شود جلوگيري كرد. با توجه به اينكه تصميم گيري براي غيرضروري بودن برخي وسايل، ممكن است در حيطه اختيار مديريت ارشد سازمان و يا مديران رده بالاتر باشد، مي توان فهرست هايي از اين وسايل تهيه و پس از تكميل، آنها را براي تصميم گيري نهايي براي مدير ارسال و سپس اقدامات لازم را دنبال كرد.
برخي از سازمانها روش خوبي براي مشخص كردن وسايل غيرضروري دارند. اين سازمانها در ابتداي هر ماه، برچسب قرمز رنگي (Red Tag) روي وسايلي كه غيرضروي به نظر مي رسند ميزنند و در صورت استفاده در طي ماه آن را بر مي دارند. در پايان ماه اگر وسايلي باشند كه برچسب آنها برداشته نشده باشد آن وسايل را به عنوان لوازم غيرضروري از لوازم ضروري جدا مي كنند.
جالب است بدانيد امروزه در دنيا موضوعي به نام (Feng Shui) مطرح شده است كه قدمت بسيار زيادي دارد و ريشه در فرهنگ كشور چين دارد. طبق اصول اين روش، آثار و انرژي هاي حاصل از ايجاد انباشتگي ها و
بي نظمي ها در محيط مورد بررسي قرار مي گيرد. بر اساس اصول فنگ شويي انسداد انرژي در هر محيط ناشي از سه عامل آلودگي فيزيكي، انرژي ساكنان قبلي و انباشتگي و درهم ريختگي است كه اين موانع طبق اصول خاص خود قابل رفع شدن است.
سازماندهي در عام ترين مفهوم آن عبارت است از نظم دادن به كليه اجزاي يك سازمان جهت نيل به اهداف. از ديدگاه 5 S سازماندهي به معناي تشخيص ضرور از غير ضرور , اتخاذ تصميمات قاطع و اعمال مديريت اولويتها براي رهايي از غير ضروريهاست. نمونه هايي از اجراي اين S را مي توان بصورت زير فهرست نمود:
• دور ريختن اشيايي كه به آنها نياز نداريد ( جمع آوري و بايگاني مناسب روزنامه ها و صورتجلسات ... ).
• رفع عيوب و خرابيها ( تعمير ملزومات اداري , تجهيزات فني و خودروهاي مورد استفاده... ).
• مبارزه با علل آلودگيها ( استفاده از دستگاههاي تهويه مطبوع , ممنوع كردن كشيدن سيگار در محل كار , حمل و نقل مناسب غذا , استفاده بهداشتي از ذخيره آب... ).
• بازبيني پوششها و محفظه ها به منظور پيشگيري از علل آلودگي ( بسته بندي مناسب قطعات در انبار , استفاده از درزگير در پنجره ها و درپوش براي فاضلابها... ).
• تميز كردن محل كار ( شستشوي مرتب با مواد ضدعفوني كننده , نظافت در انبار , جمع آوري روغنهاي مستعمل... ).
• جلوگيري از آلودگيهاي كف سالنها (شستشوي منظم سالن تعميرگاه , مشبك نمودن جايگاههايي كه آلوده كننده هستند مثل تعويض روغني و نقاشي... ).
• حذف آلودگيهاي گرد و غبار ( استفاده از تهويه مطلوب در انبار و سالن تعميرگاهها , استغاده از فيلترهاي صافي هوا... ).
• سازماندهي انبارها ( استفاده از سيستمهاي نوين انبارداري... ).
2) نظم و ترتيب ( Seiton )
اصل دوم از مجموعه پنجگانه ساماندهي محيط كار SEITON به معني مرتب كردن است كه بايد بلافاصله بعد از اجراي اصل اول به اجرا درآيد. در اين مرحله با وسايل باقيمانده بايد به گونه اي در محيط كار قرار گيرد كه به راحتي در دسترس قرار گيرند و داراي ظاهري آراسته باشند.
نظم و ترتيب به معني قرار دادن اشياء در مكانهاي مناسب و مرتب به نحوي كه بتوان از آنها به بهترين وجه استفاده كرد. نظم و ترتيب راهي است براي يافتن و بكار بردن اشياي مورد نياز , بدون انجام جستجوهاي بيهوده. هنگامي كه هر چيز با توجه به كاركرد و در نظر گرفتن كيفيت و ايمني كار , در جاي مناسب و مشخص قرار داشته باشد , محل كار همواره منظم و مرتب خواهد بود. بدين منظور بايد همه وسايل مورد نياز را دقيقاً شناسايي كرده و كاركرد هر يك از آنها را نيز مشخص نماييم. نمونه هايي از اجراي اين S را مي توان بصورت زير فهرست نمود:
• اشيايي را كه غالباً استفاده مي كنيم , در محل كار قرارداده يا با خود حمل كنيم. ( نصب ابزار آلات بر روي بوردهاي مخصوص در تعميرگاهها , تجهيز ميزهاي افراد به ملزومات اداري... )
• اشيايي را كه به ندرت استفاده مي كنيم , در جايي دور از دسترس قرار دهيم. (استفاده از سيستم بايگاني مناسب به طوري كه سوابق كاري سالهاي گذشته در جاهاي دورتري قرار گيرد... )
• اشيايي را كه استفاده نمي كنيم دور بريزيم( دور ريختن برگهاي زائد... ).
• استقرار هر چيز در جاي مشخص و مخصوص به خود ( استفاده از فايلها و قرار دادن ملزومات اداري در جاي خود , استقرار ابزار آلات و تجهيزات در جاي مناسب در تعميرگاهها پس از استفاده... ).
• آوردن و بازگرداندن هر چيز در حداقل زمان ( يافتن سوابق از بايگاني , سهولت دسترسي به ابزار در تعميرگاه... ).
• علامت گذاري محدوده ها و محل استقرار اشياء ( نشانه ها و علائم مربوط به تعميرات در سالن تعميرگاهها , مشخص شدن محل استقرار خودروهاي شركت ).
• نظم و ترتيب در تابلوي اعلانات ( نصب پلاكاردهاي تبليغاتي شركت در جاهاي مناسب... ).
• طراحي اعلانات به نحوي كه خواندن آنها آسان باشد ( استقرار مناسب مانند در معرض ديد بودن , طراحي زيبا و خوانا بودن... ).
• استقرار كاركردي مواد , قطعات در قفسه ها و نظم بخشي به ابزارها و تجهيزات.
( جدا نمودن قطعات معيوب از بقيه در انبارها , چيدن قطعاتها در پالتهاي انبار مطابق با اصول انبارداري , استفاده از سيستم fifo )
3) پاكيزه سازي ( Seiso )
پس از اينكه وسايل غيرضروري پاكسازي و وسايل ضروري به شكل مناسبي شناسه گذاري و منظم شدند مي بايست با پياده سازي اين اصل محيط كار پاكيزه و چشم نواز شود.
در بسياري از شركتها5 دقيقه اول شروع كار و در برخي از شركتها زماني در پايان كار براي اين منظور اختصاص يافته است و هر فرد وظيفه دارد در مدت5 دقيقه ميز و محيط كار خود را تميز و مرتب كند. در بعضي از شركتها اين كار توسط كارگران بخش خدمات انجام مي شود كه البته حالت مطلوب اين است كه كارگران خدماتي فقط مناطق عمومي را نظافت كنند و محيط كار و دستگاههاي مربوط به هر نفر توسط خودش نظافت شود.
در ديدگاه 5S پاكيزه سازي عبارت از دور ريختن زوائد و پاكيزه كردن اشياء از آلودگيها و مواد خارجي است. به عبارت ديگر پاكيزه سازي نوعي بازرسي است بازبيني و پاكيزگي محيط كار براي حذف آلودگي مورد تاكيد در اين بخش از نظام 5S قرار دارد. برخي از لوازم , تجهييزات و مكانها , لزوماً بايد بسيار پاكيزه و عاري از هر نوع آلودگي نگهداري شوند , بنابراين لازم است كه آنها را دقيقاً شناسايي نموده و بر اين باور بود كه پاكيزه سازي تنها تميز كردن محل كار و لوازم موجود در آن نيست , بلكه پاكيزه سازي امكان انجام بازرسي و بازبيني را نيز بايستي فراهم آورد. نمونه هايي از اجراي اين S را مي توان بصورت زير فهرست نمود:
• آسان سازي و پاكيزه سازي و بازبيني ( بازرسي و بازديد مديريتها از مجموعه تحت پوشش خود ...).
• مسئوليتهاي تمامي افراد براي پاكيزگي محل كار ( حفظ نظافت و پاكيزگي محيط كار هر يك از پرسنل ...).
• انجام بازبيني و پاكيزه سازي مستمر جهت رفع مشكلات جزئي
• پاكيزه كردن محلهايي كه از چشم افراد به دور است ( زير ميزها , گوشه هاي اتاق , زير ملزومات اداري و تجهيزات فني ...).
• فعاليتهاي لازم توام با مسابقاتي براي تميز كردن هر چه بهتر ( در نظر گرفتن يك معيار در ارزيابي نمايندگيها و تعيين واحد نمونه در شركت و اختصاص يكي از پارامترهاي ارزيابي ماهيانه پرسنل به امر پاكيزگي محل كار... ).
4) استانداردسازي ( Seiketus )
اين اصل شامل استاندارد سازي و تهيه استانداردهاي لازم در هر شركت يا سازمان است. هدف اين اصل اجراي برنامه هايي به منظور حفظ و نگهداري نتايجي است كه از پياده سازي اصول اول تا سوم بدست آمده است.
در اجراي اين اصل، اصول مهندسي و رعايت برخي استانداردها مفيد خواهد بود. اين اصل در نگهداري و تعمير ماشين آلات كارخانه اثر فوق العاده اي دارد و باعث افزايش بهره وري مي شود. براي پياده سازي اين اصل مي بايست علايمي را مانند عاليم راهنمايي و رانندگي وضع و اجرا كنيد. اين علايم بايد براي همه كاركنان به سادگي قابل درك و فهم بوده و گيج كننده نباشد.
چند اقدام مناسب براي اجراي استاندارد سازي عبارتند از:
1- برچسب گذاري (Lable) : مثلاً برچسب هايي براي نام و وضعيت دستگاهها، كاليبراسيون، روغنكاري، درجه حرارت، برچسبهاي حساس به حرارت و ...
2- مشخص كردن محدوديتها (Limit Indicators) : مشخص كردن محدوديتها به گونه اي كه به راحتي قابل درك باشند مثل علامتگذاري نقاط عادي و خطر روي درجه ها و يا مشخص كردن محل قرار دادن هر وسيله در جاي خود با علامت خاص.
3- افزايش ميدان ديد (Increased Visibility) : استفاده از پوشش هاي شفاف، طلق ويا شيشه براي مشاهده عملكرد و يا حركات ماشين.
استانداردسازي عبارت است از كنترل و اصلاح دائمي , سازماندهي , نظم , ترتيب و پاكيزگي. تاكيد اصلي در استانداردسازي متوجه مديريت است كه با استفاده از چك ليستهاي مناسب و استاندارد كردن مقررات با استفاده از نوآوري و خلاقيت , محيط كار را به نحوي استاندارد و كنترل نمايد كه همواره همه عوامل با سرعت و دقت لازم مورد استفاده قرار گيرند. نمونه هايي از اجراي اين S را مي توان بصورت زير فهرست نمود:
• استفاده از علائم و نشانه ها ( در سالن تعميرگاهها , انبار و دفاتر اداري... ).
• علامتگذاري محدوده هاي خطر و يا مراقبت خاص ( در انبار مواد شيميايي , تجهيزات با فشار كاركرد با لا ... ).
• علائم نشاندهنده جهت و راهنما ( جهت حركت خودروها در تعميرگاه و استفاده از تابلوي راهنماي واحدهاي طبقات در معابر ورودي ساختمانها... ).
• برچسبهاي نشاندهنده قطعات اصلي ( استفاده از برچسبهاي ويژه شركت از قبيل هولوگرام , باركد و ... ).
• رنگهاي هشدار دهنده.
• علايم مربوط به تجهيزات خاموش كننده (علائم مربوط به زنگ خطر و و.سايل ايمني و راهنماي از سيستم اطفاي حريق ... ).
• تمهيدات پيشگيري از خطا و اشتباه ( آموزش پرسنل در خصوص بروز خطر , تدوين دستورالعملهاي كاري براي استفاده از ابزار آلات و تجهيزات ويژه .. ).
• برچسب مواد حساس.
• برچسبهاي نشاندهنده ميزان دقت ابزار ( نصب ميزان دقت تجهيزات و تاريخ اعتبار و كنترل براي آنها ... ).
• استقرار اشياء به نحوي كه بتوان از آنها سريعاً استفاده نمود و آنها را كنترل كرد.
5) انضباط ( Shitsuke )
تاكيد خاص در اجراي اين اصل روي بازدهي و عمل به قوانين موجود است.
SHITSUKE يا انضباط (Discipline) در واقع محور عمده، سنگ زيربنا و چرخ دنده اصلي حركت برنامه Five S است. در اين قسمت بايد براي انتقال عقايد و افكارمان به ديگران روش مناسبي انتخاب كنيم. در اين بخش از برنامه ساماندهي مي بايست با طراحي برگه ها وچك ليست هاي مناسبي در قالب يك سيستم منسجم و پويا براي كنترل و انجام بازديد هايي به منظور كسب اطمينان از انجام صحيح امور استفاده كنيم. نكته مهم در اين بخش اين است كه اجراي صحيح و كامل برنامه Five S كاركنان مي بايست از شروع كار آموزشهاي لازم را ببينند.
انضباط عبارت است از آموزش عادات و توانايي هايي جهت انجام يك وظيفه خاص. نكته اصلي در اينجا ايجاد عادات درست به جاي عادات نادرست است. اين كار را بايد از طريق آموزش شيوه هاي درست انجام كار به افراد و تمرين دادن آنان در اين زمينه , آغاز نمود. همچنين اين تمرينها از طريق وضع مقررات و پيروي جدي از آنها تحقق مي پذيرد. به عبارت ديگر انضباط فرآيندي , تكرار و تمرين انجام يك كار است. مثلاً كاملاً ضروري است كه رعايت مقررات ايمني براي افراد به صورت يك عادت درست درآيد و به اين نكته تاكيد شود كه : انضباط اصلي جدايي ناپذير از ايمني صنعتي است. نمونه هايي از اجراي اين S را مي توان بصورت زير فهرست نمود:
• تمرين نظم و ترتيب ( آموزش , نظارت مستمر , ارزيابي و پاداش به پرسنل جهت نظم و انضباط ... ).
• تمرين وقت شناسي ( آموزش , استفاده بهينه از زمان , بخصوص در بخش تعميرات در سالنها و برقراري جلسات ... ).
• پوشيدن كفش ايمني.
• تمرين اقدامات ضروري ( استفاده از تجهيزات ايمني ... ).
• توجه به زيباييها و رعايت ظواهر ( استفاده از لباسهاي كار مناسب در تعميرگاه وشركت ... ).
• نگرش مديريت به فضاهاي عمومي ( ايجاد فضاهاي سبز و يا امكانات رفاهي در محل كار... )
پياده سازي نظام آراستگي محيط كار ( 5S )
تاريخچه شكل گيري 5S :
نظام 5S براي اولين بار بعد از جنگ جهاني دوم در ژاپن شكل گرفت ولي ايده اوليه اين سيستم ژاپني نميباشد.
ژاپني ها در هنگام بازديد از برخي صنايع آمريكا
(همچون كارخانه هاي مهمات سازي ، كبريت سازي ، داروسازي ، مواد غذايي ، تجهيزات پزشكي و ... ) با پديده House Keeping (يا خانه داري صنعتي ) آشنا شدند.
مواردي همچون نظافت ، بهداشت ، نظم و ترتيب ، رعايت كامل ايمني و جلوگيري از حوادث به ويژه انفجار وآتش سوزي ، جلوگيري از انباشت ضايعات و مواد در راهروها و خيابانهاي كارخانه و معابر داخل كارگاهها ، ريخت وپاش ابزار و نشت روغن و مواد شيميايي در كارخانه هايي رعايت مي شد كه عدم رعايت آنها موجب بروز خطرات و ضايعات غيرقابل جبران جاني ، مالي و اجتماعي گرديده و يا محصول آنها مستقيما با بهداشت و سلامتي مصرف كننده سروكار پيدا مي كرد.
ژاپني ها با مشاهده تاثير ونقش قابل توجه معيارهاي خانه داري صنعتي در ايجاد محيط كاري آراسته ، حفظ ايمني و بهداشت و غيره برآن شدند تا معيارهاي مذكور را در شركتهاي ژاپني به كار گيرند. تطبيق اصول خانه داري صنعتي با شرايط حاكم بر صنايع ژاپن و بومي نمودن آن منجر به شكل گيري پنج اصل در آراستگي محيط كار گرديد و از آنجا كه اين 5 اصل با تلفظ S شروع مي شد ، 5S نامگذاري گرديده .
اجراي نظام آراستگي در صنايع ايران :
سابقه معرفي و ترويج نظام 5S، ياآراستگي در ايران از خرداد سال 1372 و با انتشار مقاله اي در شماره هاي 32 و34 ماهنامه تدبير آغاز گرديد نويسنده مقاله آقاي مجتبي كاشاني بوده كه بر همين اساس بعنوان بنيانگذار نظام 5S در ايران معرفي گرديده است 0 آقاي مجتبي كاشاني دراين زمينه مي گويد:
" اينجانب با نظام 5S در سال 1365 و در يك دوره مديريتي در ژاپن آشنا شدم و از همان زمان دريافتم كه يكي از گمشده هاي اصلي ما در صنعت است . بامسافرتها و تحقيقات و بازديدهاي مكرر از كارخانه هاي ژاپني در آن كشور ( در طول هفت سال ) به درك عميق آن پرداختم و در سال 1372 به صورت مقاله اي كاربردي آنرا معرفي نمودم 0 آغاز اجراي 5S در شركتهاي كارتن مشهد و ايرانيت تهران (سالهاي 1374 و 1375 ) بوده كه توفيق نسبي آن منجر به شروع اجراي 5S در شركت ايران خودرو گرديد 0 "
پنج اصل آراستگي
5 S خلاصه عبارات Seiri ( سازماندهي ), Seition ( نظم و ترتيب ), Shitsuke (انضباط), Seiso (پاكيزه سازي) و Seiketus (استانداردسازي) مي باشد. 5 S نظامي است كه در ژاپن بصورت نهادينه مورد استفاده قرار گرفته و نتايج بسيار خوبي را براي واحدهاي صنعتي و خدماتي به ارمغان آورده است. نتايجي كه معمولاً با استفاده از اين روش حاصل مي گردد را مي توان به اختصار به پيشگيري از حوادث , كاهش وقفه كاري , كنترل عمليات توليد و افزايش بهره وري در محيط كار عنوان نمود. بطور كلي هدف نهايي 5 S پيشگيري از اتلاف است. عليرغم اينكه سيستم 5 S به ظاهر خيلي ساده و قابل فهم است و انجام آن اصول نيز خيلي ساده به نظر مي آيد ولي عموماً سازمانها و واحدها براي پياده كردن آن در عمل با مشكلات فراوان روبرو هستند. دليل اين امر را بايد در ظاهر ساده آن جستجو كرد. در واقع تحقق 5 S از آن رو دشوار است كه مديران و پرسنل اجرايي از اهداف و ماموريتهاي آن بصورت صحيح اطلاع كاملي ندارند. بنابراين اجراي نظام 5 S و تدارك بستر مناسب براي انجام آن تا زماني كه اصول آن به خوبي شناخته نشده كاري بسيار دشوار است. به همين خاطر به منظور آشنايي مختصر مديران با اين روش هر يك از اين اصول به اختصار معرفي مي گردند.
1) سازماندهي ( Seiri )
اين اصل يكي از مهمترين و بنيادي ترين اصول ساماندهي است. در اين مرحله بايد وسايل غيرضروري هر قسمت تعيين و آنها را از وسايل مورد نياز و ضروري جدا ساخت.
اگر به اطراف خود نگاه كنيد به وسايلي بر مي خوريد كه مدتهاست مورد استفاده قرار نگرفته اند و مشخص هم نيست كه در آينده مورد استفاده قرار بگيرند. لوازمي مانند الكتروموتور معيوب يا چرخ دنده اي كه شكسته و مورد استفاده نيست، نقشه هايي كه ديگر به كار ما نمي آيند و ماشين حسابي كه مدتي است خراب است يا سي دي هايي كه ديگر نيازي به آنها نداريم داخل كشو يا روي ميز رها شده اند.
بايد به آموزش صحيح به كاركنان شركت از انباشته شدن وسايل غيرضروري در كارگاهها و دفاتر، كشوي ميزها، كمدها و زواياي مخفي ماشين آلات مي شود جلوگيري كرد. با توجه به اينكه تصميم گيري براي غيرضروري بودن برخي وسايل، ممكن است در حيطه اختيار مديريت ارشد سازمان و يا مديران رده بالاتر باشد، مي توان فهرست هايي از اين وسايل تهيه و پس از تكميل، آنها را براي تصميم گيري نهايي براي مدير ارسال و سپس اقدامات لازم را دنبال كرد.
برخي از سازمانها روش خوبي براي مشخص كردن وسايل غيرضروري دارند. اين سازمانها در ابتداي هر ماه، برچسب قرمز رنگي (Red Tag) روي وسايلي كه غيرضروي به نظر مي رسند ميزنند و در صورت استفاده در طي ماه آن را بر مي دارند. در پايان ماه اگر وسايلي باشند كه برچسب آنها برداشته نشده باشد آن وسايل را به عنوان لوازم غيرضروري از لوازم ضروري جدا مي كنند.
جالب است بدانيد امروزه در دنيا موضوعي به نام (Feng Shui) مطرح شده است كه قدمت بسيار زيادي دارد و ريشه در فرهنگ كشور چين دارد. طبق اصول اين روش، آثار و انرژي هاي حاصل از ايجاد انباشتگي ها و
بي نظمي ها در محيط مورد بررسي قرار مي گيرد. بر اساس اصول فنگ شويي انسداد انرژي در هر محيط ناشي از سه عامل آلودگي فيزيكي، انرژي ساكنان قبلي و انباشتگي و درهم ريختگي است كه اين موانع طبق اصول خاص خود قابل رفع شدن است.
سازماندهي در عام ترين مفهوم آن عبارت است از نظم دادن به كليه اجزاي يك سازمان جهت نيل به اهداف. از ديدگاه 5 S سازماندهي به معناي تشخيص ضرور از غير ضرور , اتخاذ تصميمات قاطع و اعمال مديريت اولويتها براي رهايي از غير ضروريهاست. نمونه هايي از اجراي اين S را مي توان بصورت زير فهرست نمود:
• دور ريختن اشيايي كه به آنها نياز نداريد ( جمع آوري و بايگاني مناسب روزنامه ها و صورتجلسات ... ).
• رفع عيوب و خرابيها ( تعمير ملزومات اداري , تجهيزات فني و خودروهاي مورد استفاده... ).
• مبارزه با علل آلودگيها ( استفاده از دستگاههاي تهويه مطبوع , ممنوع كردن كشيدن سيگار در محل كار , حمل و نقل مناسب غذا , استفاده بهداشتي از ذخيره آب... ).
• بازبيني پوششها و محفظه ها به منظور پيشگيري از علل آلودگي ( بسته بندي مناسب قطعات در انبار , استفاده از درزگير در پنجره ها و درپوش براي فاضلابها... ).
• تميز كردن محل كار ( شستشوي مرتب با مواد ضدعفوني كننده , نظافت در انبار , جمع آوري روغنهاي مستعمل... ).
• جلوگيري از آلودگيهاي كف سالنها (شستشوي منظم سالن تعميرگاه , مشبك نمودن جايگاههايي كه آلوده كننده هستند مثل تعويض روغني و نقاشي... ).
• حذف آلودگيهاي گرد و غبار ( استفاده از تهويه مطلوب در انبار و سالن تعميرگاهها , استغاده از فيلترهاي صافي هوا... ).
• سازماندهي انبارها ( استفاده از سيستمهاي نوين انبارداري... ).
2) نظم و ترتيب ( Seiton )
اصل دوم از مجموعه پنجگانه ساماندهي محيط كار SEITON به معني مرتب كردن است كه بايد بلافاصله بعد از اجراي اصل اول به اجرا درآيد. در اين مرحله با وسايل باقيمانده بايد به گونه اي در محيط كار قرار گيرد كه به راحتي در دسترس قرار گيرند و داراي ظاهري آراسته باشند.
نظم و ترتيب به معني قرار دادن اشياء در مكانهاي مناسب و مرتب به نحوي كه بتوان از آنها به بهترين وجه استفاده كرد. نظم و ترتيب راهي است براي يافتن و بكار بردن اشياي مورد نياز , بدون انجام جستجوهاي بيهوده. هنگامي كه هر چيز با توجه به كاركرد و در نظر گرفتن كيفيت و ايمني كار , در جاي مناسب و مشخص قرار داشته باشد , محل كار همواره منظم و مرتب خواهد بود. بدين منظور بايد همه وسايل مورد نياز را دقيقاً شناسايي كرده و كاركرد هر يك از آنها را نيز مشخص نماييم. نمونه هايي از اجراي اين S را مي توان بصورت زير فهرست نمود:
• اشيايي را كه غالباً استفاده مي كنيم , در محل كار قرارداده يا با خود حمل كنيم. ( نصب ابزار آلات بر روي بوردهاي مخصوص در تعميرگاهها , تجهيز ميزهاي افراد به ملزومات اداري... )
• اشيايي را كه به ندرت استفاده مي كنيم , در جايي دور از دسترس قرار دهيم. (استفاده از سيستم بايگاني مناسب به طوري كه سوابق كاري سالهاي گذشته در جاهاي دورتري قرار گيرد... )
• اشيايي را كه استفاده نمي كنيم دور بريزيم( دور ريختن برگهاي زائد... ).
• استقرار هر چيز در جاي مشخص و مخصوص به خود ( استفاده از فايلها و قرار دادن ملزومات اداري در جاي خود , استقرار ابزار آلات و تجهيزات در جاي مناسب در تعميرگاهها پس از استفاده... ).
• آوردن و بازگرداندن هر چيز در حداقل زمان ( يافتن سوابق از بايگاني , سهولت دسترسي به ابزار در تعميرگاه... ).
• علامت گذاري محدوده ها و محل استقرار اشياء ( نشانه ها و علائم مربوط به تعميرات در سالن تعميرگاهها , مشخص شدن محل استقرار خودروهاي شركت ).
• نظم و ترتيب در تابلوي اعلانات ( نصب پلاكاردهاي تبليغاتي شركت در جاهاي مناسب... ).
• طراحي اعلانات به نحوي كه خواندن آنها آسان باشد ( استقرار مناسب مانند در معرض ديد بودن , طراحي زيبا و خوانا بودن... ).
• استقرار كاركردي مواد , قطعات در قفسه ها و نظم بخشي به ابزارها و تجهيزات.
( جدا نمودن قطعات معيوب از بقيه در انبارها , چيدن قطعاتها در پالتهاي انبار مطابق با اصول انبارداري , استفاده از سيستم fifo )
3) پاكيزه سازي ( Seiso )
پس از اينكه وسايل غيرضروري پاكسازي و وسايل ضروري به شكل مناسبي شناسه گذاري و منظم شدند مي بايست با پياده سازي اين اصل محيط كار پاكيزه و چشم نواز شود.
در بسياري از شركتها5 دقيقه اول شروع كار و در برخي از شركتها زماني در پايان كار براي اين منظور اختصاص يافته است و هر فرد وظيفه دارد در مدت5 دقيقه ميز و محيط كار خود را تميز و مرتب كند. در بعضي از شركتها اين كار توسط كارگران بخش خدمات انجام مي شود كه البته حالت مطلوب اين است كه كارگران خدماتي فقط مناطق عمومي را نظافت كنند و محيط كار و دستگاههاي مربوط به هر نفر توسط خودش نظافت شود.
در ديدگاه 5S پاكيزه سازي عبارت از دور ريختن زوائد و پاكيزه كردن اشياء از آلودگيها و مواد خارجي است. به عبارت ديگر پاكيزه سازي نوعي بازرسي است بازبيني و پاكيزگي محيط كار براي حذف آلودگي مورد تاكيد در اين بخش از نظام 5S قرار دارد. برخي از لوازم , تجهييزات و مكانها , لزوماً بايد بسيار پاكيزه و عاري از هر نوع آلودگي نگهداري شوند , بنابراين لازم است كه آنها را دقيقاً شناسايي نموده و بر اين باور بود كه پاكيزه سازي تنها تميز كردن محل كار و لوازم موجود در آن نيست , بلكه پاكيزه سازي امكان انجام بازرسي و بازبيني را نيز بايستي فراهم آورد. نمونه هايي از اجراي اين S را مي توان بصورت زير فهرست نمود:
• آسان سازي و پاكيزه سازي و بازبيني ( بازرسي و بازديد مديريتها از مجموعه تحت پوشش خود ...).
• مسئوليتهاي تمامي افراد براي پاكيزگي محل كار ( حفظ نظافت و پاكيزگي محيط كار هر يك از پرسنل ...).
• انجام بازبيني و پاكيزه سازي مستمر جهت رفع مشكلات جزئي
• پاكيزه كردن محلهايي كه از چشم افراد به دور است ( زير ميزها , گوشه هاي اتاق , زير ملزومات اداري و تجهيزات فني ...).
• فعاليتهاي لازم توام با مسابقاتي براي تميز كردن هر چه بهتر ( در نظر گرفتن يك معيار در ارزيابي نمايندگيها و تعيين واحد نمونه در شركت و اختصاص يكي از پارامترهاي ارزيابي ماهيانه پرسنل به امر پاكيزگي محل كار... ).
4) استانداردسازي ( Seiketus )
اين اصل شامل استاندارد سازي و تهيه استانداردهاي لازم در هر شركت يا سازمان است. هدف اين اصل اجراي برنامه هايي به منظور حفظ و نگهداري نتايجي است كه از پياده سازي اصول اول تا سوم بدست آمده است.
در اجراي اين اصل، اصول مهندسي و رعايت برخي استانداردها مفيد خواهد بود. اين اصل در نگهداري و تعمير ماشين آلات كارخانه اثر فوق العاده اي دارد و باعث افزايش بهره وري مي شود. براي پياده سازي اين اصل مي بايست علايمي را مانند عاليم راهنمايي و رانندگي وضع و اجرا كنيد. اين علايم بايد براي همه كاركنان به سادگي قابل درك و فهم بوده و گيج كننده نباشد.
چند اقدام مناسب براي اجراي استاندارد سازي عبارتند از:
1- برچسب گذاري (Lable) : مثلاً برچسب هايي براي نام و وضعيت دستگاهها، كاليبراسيون، روغنكاري، درجه حرارت، برچسبهاي حساس به حرارت و ...
2- مشخص كردن محدوديتها (Limit Indicators) : مشخص كردن محدوديتها به گونه اي كه به راحتي قابل درك باشند مثل علامتگذاري نقاط عادي و خطر روي درجه ها و يا مشخص كردن محل قرار دادن هر وسيله در جاي خود با علامت خاص.
3- افزايش ميدان ديد (Increased Visibility) : استفاده از پوشش هاي شفاف، طلق ويا شيشه براي مشاهده عملكرد و يا حركات ماشين.
استانداردسازي عبارت است از كنترل و اصلاح دائمي , سازماندهي , نظم , ترتيب و پاكيزگي. تاكيد اصلي در استانداردسازي متوجه مديريت است كه با استفاده از چك ليستهاي مناسب و استاندارد كردن مقررات با استفاده از نوآوري و خلاقيت , محيط كار را به نحوي استاندارد و كنترل نمايد كه همواره همه عوامل با سرعت و دقت لازم مورد استفاده قرار گيرند. نمونه هايي از اجراي اين S را مي توان بصورت زير فهرست نمود:
• استفاده از علائم و نشانه ها ( در سالن تعميرگاهها , انبار و دفاتر اداري... ).
• علامتگذاري محدوده هاي خطر و يا مراقبت خاص ( در انبار مواد شيميايي , تجهيزات با فشار كاركرد با لا ... ).
• علائم نشاندهنده جهت و راهنما ( جهت حركت خودروها در تعميرگاه و استفاده از تابلوي راهنماي واحدهاي طبقات در معابر ورودي ساختمانها... ).
• برچسبهاي نشاندهنده قطعات اصلي ( استفاده از برچسبهاي ويژه شركت از قبيل هولوگرام , باركد و ... ).
• رنگهاي هشدار دهنده.
• علايم مربوط به تجهيزات خاموش كننده (علائم مربوط به زنگ خطر و و.سايل ايمني و راهنماي از سيستم اطفاي حريق ... ).
• تمهيدات پيشگيري از خطا و اشتباه ( آموزش پرسنل در خصوص بروز خطر , تدوين دستورالعملهاي كاري براي استفاده از ابزار آلات و تجهيزات ويژه .. ).
• برچسب مواد حساس.
• برچسبهاي نشاندهنده ميزان دقت ابزار ( نصب ميزان دقت تجهيزات و تاريخ اعتبار و كنترل براي آنها ... ).
• استقرار اشياء به نحوي كه بتوان از آنها سريعاً استفاده نمود و آنها را كنترل كرد.
5) انضباط ( Shitsuke )
تاكيد خاص در اجراي اين اصل روي بازدهي و عمل به قوانين موجود است.
SHITSUKE يا انضباط (Discipline) در واقع محور عمده، سنگ زيربنا و چرخ دنده اصلي حركت برنامه Five S است. در اين قسمت بايد براي انتقال عقايد و افكارمان به ديگران روش مناسبي انتخاب كنيم. در اين بخش از برنامه ساماندهي مي بايست با طراحي برگه ها وچك ليست هاي مناسبي در قالب يك سيستم منسجم و پويا براي كنترل و انجام بازديد هايي به منظور كسب اطمينان از انجام صحيح امور استفاده كنيم. نكته مهم در اين بخش اين است كه اجراي صحيح و كامل برنامه Five S كاركنان مي بايست از شروع كار آموزشهاي لازم را ببينند.
انضباط عبارت است از آموزش عادات و توانايي هايي جهت انجام يك وظيفه خاص. نكته اصلي در اينجا ايجاد عادات درست به جاي عادات نادرست است. اين كار را بايد از طريق آموزش شيوه هاي درست انجام كار به افراد و تمرين دادن آنان در اين زمينه , آغاز نمود. همچنين اين تمرينها از طريق وضع مقررات و پيروي جدي از آنها تحقق مي پذيرد. به عبارت ديگر انضباط فرآيندي , تكرار و تمرين انجام يك كار است. مثلاً كاملاً ضروري است كه رعايت مقررات ايمني براي افراد به صورت يك عادت درست درآيد و به اين نكته تاكيد شود كه : انضباط اصلي جدايي ناپذير از ايمني صنعتي است. نمونه هايي از اجراي اين S را مي توان بصورت زير فهرست نمود:
• تمرين نظم و ترتيب ( آموزش , نظارت مستمر , ارزيابي و پاداش به پرسنل جهت نظم و انضباط ... ).
• تمرين وقت شناسي ( آموزش , استفاده بهينه از زمان , بخصوص در بخش تعميرات در سالنها و برقراري جلسات ... ).
• پوشيدن كفش ايمني.
• تمرين اقدامات ضروري ( استفاده از تجهيزات ايمني ... ).
• توجه به زيباييها و رعايت ظواهر ( استفاده از لباسهاي كار مناسب در تعميرگاه وشركت ... ).
• نگرش مديريت به فضاهاي عمومي ( ايجاد فضاهاي سبز و يا امكانات رفاهي در محل كار... )
هیچ نظری موجود نیست:
ارسال یک نظر